De belangrijkste kennis in een organisatie heeft betrekking op de organisatieprocessen. Deze worden beschouwd in het kader van kwaliteitsmanagement. Het belangrijkste onderdeel van een kwaliteitsmanagementsysteem is een standaardisatie van de processen om met deze gedefinieerde kwaliteit een resultaat te bereiken. Deze standaardisatie wordt bereikt door documentatie, implementatie, onderhoud en continue verbetering.
In termen van realisatie en onderhoud kan een wiki alleen passieve hulp bieden door te dienen als uitgebreide, actuele en vooral begrijpelijke documentatie.
1.1 Documentatie en verbetering
1.1.1 Wiki als QM systeem
Als u de vereisten voor documentatie in overweging neemt in combinatie met de mogelijkheid van constante en tijdige verbetering, is een wiki ideaal. Documentatie maakt de informatie beschikbaar voor verder gebruik door middel van tekst, afbeeldingen en tekeningen. Dit alles kan worden weergegeven in een wiki. Zelfs multimedia-inhoud kan eenvoudig worden geïntegreerd.
1.1.2 Toegankelijkheid van processbeschrijvingen
De procesbeschrijving moet zo gedetailleerd mogelijk zijn, maar ook gemakkelijk toegankelijk. Hier heeft een wiki weer veel betere eigenschappen dan vergelijkbare systemen, aangezien er met digitale technologie bijna oneindig veel opslagruimte is. Met zijn structuur van één pagina stelt de wiki gebruikers in staat om kleine, gesegmenteerde stukjes informatie vast te leggen die in het hele systeem zijn ingebed door middel van categorisatie en vooral koppeling ("links").
1.1.3 Continue verbetering
Ook aan de eis van continue verbetering wordt voldaan door een wiki. Individuele procesbeschrijvingen kunnen snel worden aangevuld met strategische of operationele aanvullingen of voor verbetering worden gewijzigd.
1.2 Verbetering van projectmanagement
Bij projectmanagement worden de eisen en processen van strategisch management toegepast (aangepast aan het betreffende project).
Met zowel de algemene definitie en het opstarten als de concrete planning heeft u nu een ideaal projectplan. Op deze manier worden middelen, financiën, tijden en interne (bijvoorbeeld afdelingsreleases) en externe (bijvoorbeeld voorbereidende werkzaamheden door externe bedrijven) interfaces gedefinieerd.
De kunst van projectmanagement ligt nu in het op het kritieke pad houden van het project door aanpassingen, dat wil zeggen door kleine wijzigingen in het plan. Deze planwijzigingen moeten echter altijd worden doorgevoerd in het kader van hun afhankelijkheden.
Een projectwiki heeft nu het volgende voordeel:
- Afhankelijkheden kunnen vrij en universeel worden beschreven (geen extra systeem voor tijd en geld)
- Het hele team kan wijzigingen volgen en hun eigen stappen verfijnen
- Wijzigingen kunnen snel transparant en traceerbaar worden gemaakt
- In ieder geval is er actuele documentatie beschikbaar
Bovendien beschikt u aan het einde van het project automatisch over volledige documentatie voor latere projecten. Idealiter wordt alle projectervaring meegenomen in de strategische procesdefinitie.
Natuurlijk is er ook speciale projectbeheersoftware die bepaalde speciale functies (bijvoorbeeld tijdbeheer, personeel) beter afhandelt. Deze software werkt echter altijd geïsoleerd en kan niet alle andere processen vertegenwoordigen. De strikte specificatie van datastromen en formaten verhoogt de snelheid, maar kan niet flexibel reageren op projectspecificaties.
Door de het 'open' karakter van de MediaWiki-software, kan informatie altijd geëxporteerd en gekoppeld worden en is het systeem bij uitstek geschikt voor integratie met andere projectmanagement hulpmiddelen.
