Een documentatiesysteem ondersteunt het bedrijf bij het archiveren van documenten. Deze systemen zijn van groot belang voor het bedrijf om processen, beslissingen en afspraken te kunnen reproduceren.
Documentatie systemen worden gebruikt in project-, technische - of IT-documentatie. Om hun doel te bereiken, is het noodzakelijk om ze te kunnen inzetten door snel informatie te verzamelen, te categoriseren en op te halen.
Documentatie in een wiki
Wiki's zijn ontwikkeld om de kennis van verschillende experts centraal te verzamelen en te organiseren. Het zijn daarom ideale documentatiesystemen en zijn allang het standaarddocumentatiesysteem geworden, niet in de laatste plaats in IT.
Een bijzonder kenmerk van een op wiki gebaseerd documentatiesysteem is dat de ontwikkeling en voortdurende documentatie van kennis in één systeem wordt samengebracht. De individuele wiki-artikelpagina's zijn "levende documenten". De documentatie begint dus al in de planningsfase. Daarnaast komt:
- Met een krachtige zoekmachine zorgt u ervoor dat uw medewerkers snel belangrijke bedrijfsinformatie vinden.
- Met categorieën en naamruimten creëer je een eenvoudig en duidelijk classificatiesysteem en snelle toegang.
- Sjablonen en formulieren helpen u bij het standaardiseren van uw documentatie.
- Met behulp van de visuele editor kunnen afbeeldingen via drag & drop snel in een artikel worden geïntegreerd.
- Bijlagen in andere formaten (Office, PDF, etc.) kunnen ook snel aan een artikel worden toegevoegd.
- De bijlagen kunnen worden verrijkt met metadata die binnen en buiten het systeem verwerkt kunnen worden. (Semantiek)
Met een wiki kunt u met het versiebeheer er bijvoorbeeld voor zorgen dat de traceerbaarheid en reproduceerbaarheid van alle wijzigingen in de documentatie worden bijgehouden, kunt u de door de wet vereiste informatie archiveren en, indien nodig, uzelf beschermen tegen aansprakelijkheid.
Voorbeeldpagina's
See also
