De organisatiestructuur van het Voorbeeld Bedrijf is ingedeeld in drie niveaus:
- Centrale Directie,
- divisies, geleid door divisiemanagers,
- afdelingen, geleid door afdelingshoofden.
Centrale Directie
De Centrale Directie heeft in principe de volgende taken, competenties en verantwoordelijkheden:
- Het uitvoeren van de statutaire beheerstaken in overeenstemming met de wet.
- Gerechtelijke en buitengerechtelijke vertegenwoordiging van de vennootschap.
- Eindverantwoordelijk voor het aanvragen van surseance van betaling.
- Verzameling van informatie over alle relevante en economische omstandigheden.
- Indiening van de aangiften maandelijkse loonbelasting en omzetbelasting.
- Zorgen voor en bewaken van een goede boekhouding en financieel verslaglegging, waaronder het opstellen van de jaarrekening.
- Ervoor zorgen dat de onderneming haar verplichtingen jegens de socialezekerheidsinstellingen nakomt. Hier vooral:
- Inhouding van bijdragen aan ziektekostenverzekeringen, pensioenverzekeringen en werkloosheidsverzekeringen en betaling aan de sociale verzekeraars
- Registratie van werknemers bij de werkgeversvereniging voor aansprakelijkheidsverzekering
Divisiemanager
De divisiemanagers hebben in principe de volgende taken, competenties en verantwoordelijkheden:
- Organisatie van hun eigen verantwoordelijkheidsgebied en zorgen voor de juiste uitvoering van hun taken in overeenstemming met alle wettelijke en andere normatieve vereisten, evenals contractuele randvoorwaarden.
- Het bepalen van de organisatie van de afdelingen van de afdeling in overleg met de afdelingshoofden.
- Het bepalen van de samenwerking binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied en afstemming met andere lijnen alsmede de samenwerking met vertegenwoordigers / bijzondere functiehouders en eventueel externe personen.
- Verantwoordelijkheid voor het juiste gebruik van de werkuren van medewerkers, indien nodig overuren instellen conform wettelijke en operationele eisen.
- Toezicht houden op het werk van de ondergeschikte medewerkers en het naleven van opgegeven of overeengekomen termijnen en kosten.
- Zorgen voor de organisatie en uitvoering van de vaste oproepdiensten van de afdelingen van de divisie.
- Goedkeuring van verlof, vergoeding voor verlof van ondergeschikte werknemers en aanvang van de melding van verlof en ziekteverlof.
- Goedkeuring en controle van zakenreizen en hun boekhouding in het kader van de personeelsverantwoordelijkheid.
- Werknemers moeten zo worden bestuurd dat hun kwalificaties en initiatief optimaal zijn voor de onderneming.
Afdelingshoofd
De afdelingshoofden hebben in principe de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:
- Organisatie van de afdeling in overleg met met name de Divisiemanager
- Beslis over de taakverdeling binnen de afdeling,
- Bepaal de werkdoelstellingen van de ondergeschikten,
- Bepaal de samenwerking met interne en externe partijen.
- Beslissen over de inzet van ondergeschikten en definiëren werkprocessen.
- Verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de werktijd van de werknemers, indien nodig het instellen van overuren in overeenstemming met de wettelijke en operationele vereisten en het bevestigen van de informatie in de loonlijsten van de werknemers.
- Op afroep organiseren en uitvoeren van de gespecificeerde diensten van de afdeling.
- Het toezicht houden op het werk van de ondergeschikte werknemers en het naleven van gespecificeerde of overeengekomen termijnen en kosten.
- Vakantieplan opstellen voor het vakgebied, vakantie goedkeuren, vrije tijd compenseren voor de afdeling en het melden van vakantie- en verzuimtijden.
- Zakenreizen en hun boekhouding goedkeuren en controleren als onderdeel van de personeelsverantwoordelijkheid.
- De taken van de ondergeschikte medewerkers documenteren in functieomschrijvingen en deze regelmatig controleren op juistheid en volledigheid.
- Voorstellen indienen bij de verantwoordelijke afdelingsmanager met betrekking tot:
- personeelsplanning (personeelsvereisten, maatregelen voor opleiding en bijscholing),
- de overplaatsing of het ontslag van werknemers,
- de wijziging in de waardering van posities en hergroepering van ondergeschikten, evenals de toekenning van bonussen en toelagen.
- Bijdragen aan de werving van nieuwe medewerkers, de professionele en persoonlijke geschiktheid van sollicitanten beoordelen en wervingsvoorstellen indienen bij de Divisiemanager.
- Voorstellen voor het jaarlijkse bedrijfsplan, evenals planning op middellange termijn en verantwoordelijkheid voor de naleving van de goedgekeurde planningsbenaderingen binnen het specialistische gebied.
- Verantwoordelijk voor het regelmatig en adequaat verstrekken van veiligheidsinstructies aan medewerkers van de afdeling.
- Het toezicht op de uitvoering van de taken van gezondheid en veiligheid op het werk, ongevallenpreventie en milieubescherming door de ondergeschikte werknemers in de vorm van willekeurige controles, die moeten worden gedocumenteerd.
