QM:Preparing an Offer

Document Control
Documentype	Procesbeschrijving
Documentnummer	1232
Versie
Status
Opmerking
Toepassingsgebied	Sales
Betrokken groepen	Executive Management, Product Management, Service Management
Standaard specificatie	ISO 9001:2015(en) 8.2.1 Customer communication
Verantwoordelijk bewerker
Controle door	Martin Frischmann (external)
Goedgekeurd door
Datum goedkeuring
Geldig vanaf	25 juli 2019
Geldig tot	3 oktober 2022

 

4.1. Algemene eerste beoordeling

We onderscheiden de volgende verzoeken:

• het heeft betrekking op het creëren van een softwaresysteem, of
• er is nog een reden.

Als het een verzoek is om een ​​softwaresysteem te maken, moet u voor het volgende zorgen (afhankelijk van de vereisten van de klant):

1. Aan de wettelijke eisen is voldaan,
2. kwaliteitseisen van de klant werden begrepen,
3. een match tussen offerte en contract,
4. de bestelling kan worden vervuld qua inhoud en data en
5. de zakelijke voordelen van het bedrijf zijn gegarandeerd.

De procedure van de hier beschreven contractherziening is gedocumenteerd in de relevante Methodenhandleiding.

4.2. Beoordeling

Het contract moet worden opgesteld door een aandeelhouder of een door de aandeelhoudersvergadering geautoriseerde medewerker en voor bezorging aan de klant worden voorgelegd aan een andere aandeelhouder. Pas nadat de beoordeling is afgerond, kan een conceptcontract aan de klant worden voorgelegd. Alle andere wijzigingen in een contract vereisen een nieuwe beoordeling.

De herziening van de documenten omvat met name de vergelijking van de contracttekst met de aanbiedingsdocumenten. Daarnaast wordt de volledige dekking van klantvereisten en de haalbaarheid van de opgenomen doelen gecontroleerd.

Aanvaarding van het aanbod dient altijd schriftelijk te geschieden. Een informele e-mail is voldoende, maar in de meeste gevallen stuurt de inkoopafdeling van de klant een orderdocument. In het geval van inhoudelijke wijzigingen in contracten, passeren de gewijzigde documenten de contractherziening opnieuw. De wijzigingen worden gedocumenteerd en gecommuniceerd naar de betrokken afdelingen van ons bedrijf.

4.3. Documentatie

De contractverificatieprocedures zijn vastgelegd in het daarvoor bestemde contractherzieningsformulier. Afhankelijk van de aard van het verzoek worden de eisen van de klanten vastgelegd en wordt deze documentatie aan hen voorgelegd ter kruiscontrole. De documenten van de contractbeoordeling zijn onderworpen aan de documentatieverplichting volgens sectie "Controle van kwaliteitsregistraties" en worden verzameld in het klantenbestand met betrekking tot bestellingen of contracten.